9 Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis – Email sangat berperan penting untuk keperluan bisnis apalagi bisnis tersebut dijalankan secara online. Sebagai seorang pekerja lepas (freelancer) seperti saya ini mempunyai email sudah menjadi kewajiban. Banyak sekali manfaat yang didapatkan apabila memiliki sebuah email.

Pebisnis online yang memiliki email akan lebih mudah dihubungi client jika memang ada keperluan project yang harus dikerjakan. Saya sendiri saat ini masih menggunakan email pribadi untuk urusan pekerjaan freelance. Selain mudah, komunikasi dengan client menjadi lebih efisien daripada menggunakan aplikasi perpesanan lain.

Selain itu email merupakan identitas pribadi si pemiliknya. Email gratisan boleh saja digunakan tetapi alangkah lebih bagus menggunakan email profesional agar terlihat lebih kredibel dan terpercaya. Itulah mengapa pentingnya penggunaan email dalam bisnis yang sedang saya kerjakan.

Apa Itu Email

Sebagai seseorang yang berkecimpung di dunia internet tentu anda sudah tau apa itu email, fungsi, jenis, dan manfaatnya. Sebelum lebih jauh membahas tentang pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis lebih baik simak terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan email.

Email adalah singkatan dari Elektronik Mail atau surel jika dalam bahasa indonesia, yang memungkinkan pengguna internet bisa mengirimkan pesan dalam bentuk tulisan, gambar, video, dan dokumen penting yang lain. Email bisa diakses dari berbagai perangkat seperti komputer, hp, smart tv, smart watch, dan lain sebagainya.

Fungsi Email

Fungsi utama dari email adalah sebagai sarana mengirim dan menerima pesan melalui sambungan internet. Jadi jika anda ingin menggunakan email salah satu faktor yang paling dibutuhkan adalah koneksi internet. Mungkin kebanyakan dari anda sudah tau mengenai hal ini.

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari email yang perlu anda ketahui :

1. Kirim dan Terima File

Tidak hanya sebagai sarana mengirim pesan, email atau surel juga bisa berfungsi untuk mengirim dan menerima file. File yang dimaksud disini berupa gambar, video, musik, dokumen, pdf, excel, dan masih banyak lagi. Selain itu, anda juga bisa mengirim file dengan menyertakan pesan untuk si penerima.

Untuk kirim dan terima, pastikan file yang di unggah tidak melanggar ketentuan pihak yang bersangkutan ya. Misalnya menggunakan email untuk mengrimkan virus atau link phising sebagai bentuk penipuan terhadap penerima email. Hal tersebut jelas sekali melanggar ketentuan dan bisa berakibat akun email terkena banned.

2. Membuat Akun Sosial Media

Tidak hanya befungsi sebagai kirim terima pesan saja, email atau surel juga bisa digunakan untuk mendaftar akun sosial media. Memiliki banyak sosial media sudah menjadi keharusan bagi saya seorang freelancer untuk meningkatkan personal branding.

Sosial media seperti Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn mewajibkan penggunanya untuk memiliki email yang masih aktif untuk melakukan pendaftaran. Email tersebut nantinya digunakan untuk keperluan verifikasi data akun sebelum menggunakan sosial media.

3. Sebagai Sarana Penawaran

Siapa sangka sarana promosi melalui email ini lebih efektif ketimbang melalui sosial media?. Karena dengan menggunakan email, anda bisa langsung mengirimkan promosi seperti diskon langsung kepada calon pembeli. Tentunya sebelum melakukan itu anda harus memiliki database calon pembeli potensial.

Promosi melalui email dapat menekan biaya daripada melakukan promosi secara konvesional. Telah banyak perusahaan maupun umkm yang go online mempromosikan produknya melalui email. Dan hasilnya juga terlihat cukup bagus dan semakin tumbuh secara signifikan.

Jenis – Jenis Email

Berikutnya akan kita bahas jenis-jenis email yang biasa digunakan dalam bisnis online. Jenis yang dibahas kali ini berdasarkan alamat emailnya.

Terdapat 2 jenis email :

  • Email Profesional
  • Email Gratis

Email Profesional adalah sebuah email yang alamat suratnya menggunakan domain bisnis yang sedang dijalankan. Sebagai contoh disini saya menggunakan email profesional admin@ngeblogbareng.com untuk keperluan bisnis. Itu adalah contoh alamat email profesional yang menggunakan domain ngeblogbareng.com.

Email Gratisan adalah sebuah email yang alamat suratnya menggunakan domain gratisan atau domain yang telah disediakan oleh pihak tertentu. Kali ini saya akan memberikan contoh alamat email gratisan seperti ngeblogbareng@gmail.com, ngeblogbareng@live.com, ngeblogbareng@yahoo.com, dan masih banyak lagi. Itulah email gratisan yang menggunakan layanan dari Gmail, Microsoft, dan Yahoo.

Ciri – Ciri Email Profesional

Sebelumnya kita sudah mengetahui tentang perbedaan email profesional dengan email gratisan berdasarkan jenisnya. Selanjutnya kali ini akan saya bahas ciri yang menunjukan email profesional.

Ada 2 ciri utama email profesional, yakni :

  • Penggunaan untuk Bisnis.
  • Menggunakan Nama Domain Pribadi / Perusahaan.

Ciri pertama yang dapat dengan mudah dikenali adalah nama domain. Jika pernah melihat suatu email yang berbeda dari yang lain misalnya penulis@ngeblogbareng.com sudah bisa dipastikan email tersebut termasuk jenis email profesional. Mengapa? karena Email Domain yang digunakan adalah nama sendiri atau perusahaan.

Beda lagi jika melihat email seperti ini ngeblogbareng@yahoo.com. Tahukan email tersebut numpang dimana? Yap layanan email gratisan milik yahoo group. Email yang seperti ini tidak bisa dikatakan sebagai email profesional karena nama domian yang tidak menunjukan identitas suatu bisnis atau perusahaan yang dikelola sendiri.

8 Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis Online

Kemudian sampai kepada pembahasan utama yaitu beberapa alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis online. Sebenarnya tidak ada salahnya untuk menggunakan email gratisan. Tetapi menggunakan email premium membuat bisnis menjadi lebih terlihat profesional.

1. Sarana Marketing yang Jitu

Menurut situs OptinMonster pada artikelnya yang membahas “Email Marketing vs Social Media Marketing Performance Statistics” promosi produk melalui email dapat meningkatkan conversion rate sebesar 5% lebih tinggi daripada sosial media. Data statistik dapat anda lihat pada gambar dibawah ini.

9 Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis 1
Source : https://optinmonster.com/email-marketing-vs-social-media-performance-2016-2019-statistics/

Tingkat orang melakukan klik iklan juga lebih tinggi daripada menggunakan sosial media. Artinya apa? Email Marketing masih sangat efektif dilakukan sekarang ini. Selain itu pengguna email juga lebih banyak daripada sosial media. Hal ini justru lebih menguntungkan apabila bisa menggaet minimal 1% dari jumlah total pengguna tersebut.

Saya sering menawarkan jasa seperti content placement, backlink, dan content writing menggunakan email. Tetapi disini saya melakukannya kepada client yang sudah pernah menggunakan jasa saya sebelumnya. Dengan sedikit memberikan tips-tips bermanfaat disertai promosi melalui email alhamdulillah banyak juga yang melakukan repeat order.

Lalu apakah bisa menggunakan email gratisan untuk sarana marketing? Bisa saja. Tetapi menggunakan email gratisan tidak menunjukan citra anda sebagai pebisnis yang profesional. Jika ingin terlihat kredibel dan terpercaya gunakan email premium.

Pengalaman saya pribadi ketika menggunakan email gratisan untuk mengirimkan promosi produk melalui email adalah pesan yang dikirimkan sering dianggap sebagai spam dan akhirnya tidak sempat terbaca karena berada pada folder spam. Ini tentu sangat menjengkelkan dan membuang banyak waktu.

2. Mudah dalam Segi Pengelolaan

Alasan lain pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis adalah mudahnya dalam pengelolaan. Bisnis memiliki dinamika yang beragam. Alur kerja bisnis terjadi sangat cepat, misalnya ada karyawan baru yang masuk akan segera dibuatkan email untuk keperluan pekerjaannya.

Bayangkan bagaimana susahnya jika menggunakan email gratisan untuk karyawan yang keluar masuk perusahaan? Hal tersebut akan susah untuk di kontrol mengingat email gratisan bukan 100% pemiliknya yang mengontrol melainkan si penyedia layanan.

Menggunakan email profesional juga lebih mudah di intregasikan ke banyak device. Seperti yang telah saya singgung diatas, anda bisa menggunakan email premium di berbagai macam perangkat seperti komputer dan hp. Selain itu juga bisa membuat kalendar pengingat dan memanajemen kontak.

konfigurasi email

Diatas adalah panel yang saya gunakan untuk mengelola akun email premium. Salah satu fitur yang paling saya sukai adalah email filters. Yap fitur ini memungkinkan kita untuk melakukan penyaringan terhadap email yang masuk. Jadi bisa dikatakan menggunakan email profesional lebih aman daripada email gratisan.

Untuk membuat balasan otomatis ke pengirim caranya juga sangat mudah. Hanya tinggal melakukan beberapa settingan saja anda seperti memiliki asisten pribadi yang 24 jam siap mengirimkan balasan pesan secara otomatis. Dan anda juga bisa mengirimkan email secara terjadwal.

3. Meningkatkan Personal Branding

Alamat email yang anda gunakan berbicara banyak tentang anda dan bisnis anda. Dan lebih pentingnya lagi alamat email merupakan sesuatu yang pertama kali orang lihat ketika menerima sebuah email masuk. Jadi sebelum memutuskan untuk membacanya, seseorang akan melihat terlebih dahulu alamat email tersebut.

Sebagai seorang yang bekerja freelance saya sering menjalin komunikasi dengan client melalui email. Dan saya juga terkejut jika melihat sebuah email profesional datang dengan alamat email seperti jj34358sjdw@rocketmail.com. Saya pasti akan mengabaikan email seperti itu karena tidak mencerminkan suatu brand.

Berbeda lagi jika alamat email yang datang menggunakan domain sendiri. Seperti yang telah saya jelaskan diatas, seseorang akan lebih tertarik membaca email apabila email tersebut datang dari alamat email yang jelas. Misalnya anda akan lebih ingin membuka email dari admin@ngeblogbareng.com daripada jsdhwuasdh@yahoo.com bukan?. Oleh karena itu email merupakan sarana penting untuk meningkatkan personal branding.

4. Mengurangi Resiko Email Spam

Alasan lain pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis adalah meminimalisir terjadinya email masuk kedalam folder spam. Sebenarnya ada banyak faktor yang menyebabkan sebuah email ditandai sebagai spam, salah satunya adalah jenis emailnya. Email gratisan sudah pasti akan masuk kedalam folder spam jika digunakan untuk keperluan bisnis.

Hal tersebut yang akan menyusahkan dan menyita banyak waktu untuk mengirim ulang email. Selain itu email spam bisa menjadi masalah timbulnya kesalahpahaman. Yang dimaksud kesalahpahaman disini si pengirim mengatakan bahwa data sudah dikirimkan melalui email. Sedangkan penerima sama sekali belum menerima email data tersebut. Kalau sudah begini akan merepotkan banyak pihak termasuk anda.

Menurut informasi yang pernah saya baca, Google tidak mengijinkan penggunanya untuk melakukan email broadcast. Dengan alasan hal tersebut diharapkan mampu mengurangi peredaran email spam untuk kegiatan ilegal. Jika masih tidak menghiraukan imbauan dari Google maka siap-siap akun akan terkena suspend.

5. Membuat Email Sebanyak Mungkin

Dalam roda bisnis pasti anda tidak sendirian ada karyawan, staff, asisten, dan pekerja lain yang pastinya masing-masing role job atau divisi tersebut membutuhkan email untuk keperluan yang berbeda. Dengan menggunakan email profesional, anda bisa mengatasi hal tersebut dengan mudah.

Sebagai contoh, saya membuat banyak email untuk keperluan karyawan saya seperti berikut ini :

  • admin@ngeblogbareng.com
  • andi@ngeblogbareng.com
  • hendrasetiawan@ngeblogbareng.com
  • staff@ngeblogbareng.com
  • cs@ngeblogbaareng.com

Masing-masing email tersebut memiliki fungsi yang berbeda sesuai dengan username-nya. Selain itu membedakan email berdasarkan pekerjaannya merupakan suatu kebanggan tersendiri. Kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan semakin meningkat dengan menggunakan email bisnis ini.

6. Backup Harian secara Otomatis

Alasan lain yang tidak kalah penting adalah adanya fitur backup harian secara otomatis. Fitur email backup ini diperlukan ketika adanya ketidaksengajaan menghapus suatu email. Apalagi email tersebut berisi data penting perusahaan. Fitur inilah yang tidak dapat anda temukan pada email gratisan.

Jika ada pun tidak sepenuhnya bisa membackup data yang dimiliki karena memiliki batasan yang ditetapkan oleh pemilik email. Hal itu tidak akan terjadi kepada pengguna email profesional. Mereka memiliki fitur daily backup sehingga email yang disimpan aman.

Email profesional menyediakan backup secara full. Sedangkan email gratisan hanya memiliki fitur backup sebagian saja. Jadi menggunakan email profesional dalam bisnis, anda tidak akan takut lagi kehilangan data penting email.

7. Privasi Terjaga dan Bebas Iklan

Suka risih ketika menggunakan email gratisan tiba-tiba ada email masuk yang berisi iklan padahal tidak pernah daftar atau berlangganan sama sekali? Hal itu tidak akan terjadi di email premium. Saya berani menjamin 100% email premium tidak akan ada lagi hal-hal yang seperti itu.

Pernahkan anda ketika menggunakan email gratisan misalnya Gmail kemudian muncul sebuah iklan di sudut layar? Iklan tersebut masing-masing pengguna berbeda. Artinya pihak Google mengetahui segala bentuk data anda seperti perilaku ketika berselancar, kata kunci yang sering dicari, video yang sering ditonton, dan masih banyak lagi.

Meskipun dari segi keamanan email tersebut bisa dikatakan cukup aman karena dikelola oleh perusahaan besar seperti Google, tetapi dari segi privasi belum sepenuhnya aman. Apalagi google bisa saja memberikan akses aplikasi pihak ketiga untuk mengakses email anda. Nah tambah serem lagi kan?.

Oleh karena itu, yuk segera beralih ke email profesional untuk keperluan bisnis anda agar privasi dan keamanan data seluruhnya terproteksi dengan baik. Anda tidak usah pusing lagi karena saat ini telah banyak layanan cloud email yang dapat menunjang kebutuhan bisnis online.

8. Berpeluang Memberikan Trafik menuju Website

Email bisnis selain memiliki fungsi sebagai alat pemasaran bisa pula digunakan untuk memberikan banyak lalu lintas pengunjung menuju website. Misalnya seperti anda menggunakan email bisnis hendra@ngeblogbareng.com untuk mengirimkan promosi, apabila penerima penasaran dengan identitas pengirim email mereka tinggal mengetikan ngeblogbareng.com saja untuk memastikan bahwa email tersebut memang berasal dari perusahaan tersebut.

Setelah mengunjungi website anda, mereka bisa melihat-lihat produk dan jasa yang telah terpampang di website. Inilah yang menjadikan peluang besar dalam menggaet calon pembeli maupun client. Alhasil tingkat penjualan meningkat disertai dengan trafik menuju website yang tinggi.

9. Meningkatkan Kredibilitas dan Kepercayaan Pelanggan

Bisnis dapat berkembang lebih cepat karena kepercayaan pelanggannya. Mendapatkan kepercayaan dari pelanggan tidak semudah yang dibayangkan. Tetapi menggunakan sebuah email bisnis pandangan orang lain ke bisnis yang sedang anda kelola akan berbeda.

Sebuah survey yang dilakukan oleh perusahaan asal amerika serikat yang berfokus kepada infrastruktur jaringan dan internet, Verisign pada tahun 2015 sebanyak 74% orang lebih percaya kepada alamat email perusahaan daripada alamat email gratisan.

survey verisign email bussiness

Kesimpulan

Menggunakan email profesional untuk keperluan bisnis sangatlah menguntungkan, baik dari segi waktu maupun pengeluaran. Email profesional jauh lebih murah dibandingkan dengan email gratisan. Resiko kehilangan data pun lebih kecil ketimbang menggunakan email gratisan.

Kemudahan lain yang tidak didapatkan dari email gratisan adalah fitur create user. Anda dengan bebas dapat membuat banyak email bisnis dengan username yang berbeda. Selain itu, email profesional akan jarang sekali masuk kedalam folder spam. Jadi email yang dikirimkan akan langsung masuk kedalam folder pesan masuk penerima.

Memiliki email profesional juga dapat mengangkat kredibilitas dan tingkat kepercayaan pelanggan semakin meningkat. Terlebih bisnis anda tergolong baru, ini adalah momen yang sangat tepat untuk menunjukan bahwa bisnis yang anda kelola bukan bisnis abal-abal.

Itulah 9 alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis online. Semoga apa yang saya bagikan disini memberikan manfaat bagi para pembaca. Salam sukses untuk kita semua!.

9 Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis 2